Sistem pengelolaan dokumen sebuah perusahaan memerlukan beberapa hal yang harus dipertimbangkan. Standar sistem pengelolaan dokumen perusahaan yang baik misalnya ada atau tidaknya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen, tenaga kerja untuk mengelola serta mengatur letak – letak dokumen agar terusun rapi, selain itu ruangan penyimpanan yang digunakan juga harus selalu dalam kondisi yang baik dan memerlukan penjagaan khusus agar dokumen – dokumen yang tersimpan tidak rusak apalagi hilang.
Kini hadir layanan solusi manjemen dokumen perusahaan yang dibuat oleh RDS group yang merupakan sekelompok grup yang bekerja untuk mengelola dokumen – dokumen perusahaan. Fasilitas – fasilitas yang diberikan oleh RDS adalah :
- Sistem manajemen yang lebih baik
RDS mempekerjakan karyawananya untuk mengatur serta mengelola segala dokumen – dokumen perusahaan dengan standar yang bagus. Jadi anda tidak perlu merasa was- was tentang kondisi dokumen anda menjadi rusak karena tidak tertata dengan baik.
- Gudang yang memiliki spesifikasi khusus
Gudang yang digunakan untuk menyimpan dokumen – dokumen penting perusahaan dibangun dengan spesifikasi tertentu sehingga menjamin kondisi dokumen yang tersimpan akan selalu dalam keadaan baik.
- Sistem barcode dan GPS tracking
Pengelolaan dokumen perusahaan dilakukan dengan sistem barcode sehingga dokumen – dokumen yang disimpan tidak tertukar dengan dokumen lainnya. Sistem barcode juga memungkinkan keamanan dari setiap dokumen terjamin karena keasliannya bisa di pastikan. Selain itu untuk mempercepat proses pengambilan dokumen perusahaan bisa menggunakan GPS tracking sehingga akan mempercepat proses pencarian dokumen yang dibutuhkan.
- Fasilitas relokasi dan antar dokumen
Pemindahan dokumen dari kantor perusahaan ke gudang yang disediakan oleh RDS difasilitasi langsung oleh RDS, sehingga keamanan serta kondisi dokumen terjamin sejak pertama kali masa relokasi. Jika perusahaan membutuhkan dokumen dalam waktu yang cepat juga bisa menggunakan fasilitas antar dokumen yang tentunya akan lebih mengefisiensikan waktu dan tenaga pegawai.
